Das sipload Konferenzsystem bietet drei mögliche Formen für Telefonkonferenzen:

1. Die spontane Konferenz

Bei einer spontanen Telefonkonferenz können sich Teilnehmer kurzfristig zur Ansetzung einer Telefonkonferenz entscheiden. Dazu müssen alle Teilnehmer Nebenstellennummer oder die DID-Nummer (DID = direct inward dial oder Durchwahlnummer) des Konferenzraums sowie den Zugangscode kennen.

Zuvor muss vom Administrator ein Konferenzraum mit dem Typ: "Spontane Konferenzen" angelegt worden sein. Bei der Anlage einer "Spontanen Konferenz" muss dieser einen Zugangscode für alle Teilnehmer und einen extra Zugangscode für den Moderator vergeben haben.

Die Teilnehmer der Konferenz gelangen nach Anruf der Rufnummer des Konferenzraums und der Eingabe Ihres Zugangscodes in den Konferenzraum.

Der Moderator erhält durch den eigenen Zugangscode erweiterte Rechte im Hinblick auf die Konfiguration der Audiooptionen. Siehe dazu unten.

Für diese Konferenzform ist keine Planung / kein Vorlauf erforderlich. Es werden keine Einladungs-E-Mails versendet.

2. Teilnehmer beim Betreten der Konferenz anrufen

Bei dieser Konferenzform werden die Teilnehmer der Konferenz automatisch vom System angerufen.

Zuvor muss vom Administrator ein Konferenzraum mit dem Typ: "Teilnehmer beim Betreten der Konferenz anrufen" angelegt worden sein.

Der Administrator hinterlegt die Rufnummern der Teilnehmer, die an der Konferenz teilnehmen sollen im Feld: "Nummern die beim Betreten der Konferenz angerufen werden". Dabei kann es sich um interne oder externe Rufnummern handeln.

Der Initiator kann die Konferenz dann zu einem beliebigen Zeitpunkt adhoc starten, in dem er den Konferenzraum entweder über seine interne Nebenstellennummer oder über die externe DID-Nummer anruft. Der Initiator erhält ohne Eingabe eines Zugangscodes Zugang zum Konferenzraum.

Nachdem der Initiator seinen Zugang zum Konferenzraum hergestellt hat, ruft das System alle anderen zuvor festgelegten Teilnehmer der Konferenz an. Diese erhalten nach Eingabe der Taste 1 Zugang zum Konferenzraum.

Für diese Konferenzform ist keine Planung / kein Vorlauf erforderlich. Es werden keine Einladungs-E-Mails versendet.

3. Die geplante Konferenz

Voraussetzung für eine geplante Konferenz ist die Anlage eines Konferenzraums mit dem Typ: "Geplante Konferenzen" durch den Administrator.

Die geplante Konferenz ermöglicht es Nebenstellen-Benutzern direkt über Ihre Benutzeroberfläche eine Konferenz im Voraus zu planen und zu dieser auch per E-Mail einzuladen.

 

 

Die Felder: "Name", "Start", "Uhrzeit", "Dauer" und "Raum" sind entsprechend auszufüllen bzw. auszuwählen.

Im Fall der Einladung per E-Mail müssen alle Teilnehmer (Nummern der Nebenstellen jeweils in aufsteigender Reihenfolge oder E-Mail-Adressen durch Semikolon getrennt) einschließlich des Initiators im Feld: "Teilnehmer" vom Initiator/Benutzer der Nebenstelle hinterlegt werden.

Die Konferenz-Teilnehmer erhalten dann Ihre Einladung mit Uhrzeit, Datum und Zugangscode sowie einem kalendergeeigneten Anhang (.ics-Datei) per E-Mail , der in alle üblichen elektronischen Terminkalender übernommen werden kann.

Voraussetzung für eine Zustellung der Einladung an die Nebenstellen(-nummern) ist, dass die entsprechende E-Mail-Adresse in der Nebenstelle hinterlegt ist.

Der Zugangscode zum Konferenzraum für die Teilnehmer wird vom System erstellt und muss von den Teilnehmern über das Telefon bei Konferenzbeginn eingegeben werden.

Dieser Zugangscode der Teilnehmer der Konferenz bleibt nach Einrichtung der Konferenz in der Benutzeroberfläche des Initiators (Menüpunkt Konferenz) sichtbar und kann bei evtl. Rückfragen genannt werden.

Der Zugangscode des Nebenstellen-Benutzers, der die Konferenz initiiert hat, weicht ab vom Zugangscode der anderen Teilnehmer und identifiziert diesen als Moderator.

Im Feld: "Nummern der Teilnehmer" sind keine Eingaben erforderlich.

Der Schalter: "Teilnehmer automatisch anrufen " bleibt in diesem Fall auf "Nein".

Das Feld: "Konferenz aufzeichnen" kann mit dem entsprechenden Schalter aktiviert werden.

Unter "Raum" muss der entsprechende Konferenzraum für eine geplante Konferenz ausgewählt sein.

Die Felder: "Betreten der Konferenz" und "Verlassen der Konferenz" werden unten erklärt.

Alternative

Auch bei der geplanten Konferenz besteht alternativ die Möglichkeit alle Teilnehmer der Konferenz durch das System, in diesem Fall dann zu einem geplanten Zeitpunkt, anrufen zu lassen.

Es findet keine Einladung per E-Mail statt. Das System ruft die Teilnehmer zum geplanten Zeitpunkt an.

Die angerufenen Teilnehmer erhalten Zugang zum Konferenzraum durch Eingabe der Taste 1 an ihrem Telefon.

Die Felder: "Name", "Start", "Uhrzeit", "Dauer" und "Raum" sind entsprechend auszufüllen bzw. auszuwählen.

Im Feld: "Teilnehmer" sind keine Eingaben erforderlich.

Im Feld: "Nummern der Teilnehmer" sind die Rufnummern (Nummern der Nebenstellen oder externe Rufnummern) der Teilnehmer (einschließlich der des Initiators), die vom System angerufen werden sollen, zu hinterlegen. Mehrere Rufnummern sind hier durch Leerzeichen getrennt von einander einzugeben.

Der Schalter: "Teilnehmer automatisch anrufen " muss auf "Ja" gesetzt werden.

Das Feld: "Konferenz aufzeichnen" kann mit dem entsprechenden Schalter aktiviert werden.

Unter "Raum" muss der entsprechende Konferenzraum für eine geplante Konferenz ausgewählt sein.

Die Felder: "Betreten der Konferenz" und "Verlassen der Konferenz" werden unten erklärt.

 

Hinweis: Geplante Konferenzen können nachträglich nicht verändert werden. Es ist nur möglich diese zu löschen.

 

Von diesen genannten Konferenzformen unterscheidet sich die sogenannte "Dreierkonferenz". Diese ist mit vielen IP-Telefonen möglich und funktioniert natürlich auch mit den entsprechenden IP-Telefonen an der Telefonanlage von sipload. Dabei werden zwei weitere Gespräche zu einer Dreierkonferenz direkt am Telefon desjenigen, der die Dreierkonferenz initiiert hat, zusammengeschaltet. Hierfür ist es nicht erforderlich das sipload Konferenzsystem zu nutzen. Eine Dreierkonferenz kann direkt am dafür geeigneten Telefon initiiert werden.

 

Erstellen eines Konferenzraums

 

 

Um einen neuen Konferenzraum zu erstellen, gehen Sie unter Konten zum Punkt Konferenzräume. Klicken Sie nun bitte auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Nummer(n) für dieses Konto: Vergeben Sie hier bitte dem Konferenzraum eine Kontonummer/Nebenstellennummer als interne Nummer und, sofern gewünscht, auch eine von außerhalb erreichbare DID-Nummer. Die Nummern müssen durch Semikolons getrennt werden.

Angezeigter Name: Geben Sie bitte im Feld Anzeigename einen aussagekräftigen Namen für den neuen Konferenzraum ein.

Klicken Sie nun bitte auf "Anlegen". Der Konferenzraum wird erstellt und ist sichtbar in der Liste der Konferenzräume unter Konten-> Konferenzräume und kann hier weiter bearbeitet werden.

Einrichtung des Konferenzraums

 

 

Identität

Nummern(n) für dieses Konto: Dieses Feld enthält Nebenstellennummer(n) und/oder DID-Nummer(n). Die Anzahl der DID's, die in dieses Feld eingegeben werden können, ist unbegrenzt. Bitte beachten Sie, dass die Nummern durch Semikolon getrennt werden müssen.

Konferenz Name: In diesem Feld können Sie einen Namen erstellen, damit Sie das Konto schnell unter anderen Konten identifizieren können.

Outbound number (ANI): Die hier hinterlegte Rufnummer (ANI - Automatic Number Identification) übermittelt die automatische Telefonzentrale selbst , wenn über diese abgehende Anrufe getätigt werden.

Rufschema für ausgehende Anrufe: Wählen Sie den Wählplan aus, den das System beim Weiterleiten von Anrufen an einen externen Anbieter verwenden soll.

Authentifizierung

Modus: Diese Einstellung definiert das Gesamtverhalten des Konferenzraums.

• Spontane Konferenz: In diesem Modus werden Konferenzen durch Einwählen in den Konferenzraum aufgebaut.
• Geplante Konferenz: In diesem Modus werden Konferenzgespräche im Voraus für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit geplant.
• Teilnehmer beim Betreten anrufen: Das System ruft eine Liste vordefinierter Teilnehmer an, wenn sich einer der Teilnehmer in die Konferenz einwählt.

Sprache für Ansagen: Diese Einstellung definiert, in welcher Sprache Ansagen gemacht werden, es sei denn, es werden die „beim Start angebotenen Sprachen“ verwendet. Standardmäßig werden die Einstellungen des Mandanten verwendet.

Folgende Sprachen anbieten: Diese Einstellung enthält eine Liste mit Sprachen, die angeboten werden, wenn der Anrufer der Konferenz beitritt. Wenn die Liste leer ist, wird die Sprache für Ansagen verwendet.

Vor dem Eintritt in die Konferenz: Als Vorbereitung auf das Betreten des Konferenzraums kann das System andere Teilnehmer über den Anrufer informieren. Das System kann den Anrufer auffordern, einen Namen zu hinterlassen (gefolgt von dem #Zeichen), einen kurzen Ton abzuspielen oder keine Ansagen abzuspielen.

Zugangscode für Moderator: Bei der spontanen Konferenz wird dieser Code verwendet, um den Anrufer in den Konferenzraum einzulassen und diesen Anrufer als Moderator zu identifizieren.

Zugangscode für Teilnehmer: Bei der spontanen Konferenz wird dieser Code verwendet, um den Anrufer als regulären Teilnehmer in den Konferenzraum zu lassen.

Anzahl Stellen für den Zugangscode (4-9): Für geplante Konferenzen definiert diese Einstellung, wie viele Ziffern verwendet werden sollen, um Konferenzzugangscodes zu generieren.

Nummern die beim Betreten der Konferenz angerufen werden: Das System ruft die bereitgestellten Nummern an und stellt sie in den Konferenzraum, wenn die erste Person die Konferenz betritt. Mehrere Rufnummern müssen dazu jeweils durch ein Leerzeichen getrennt eingegeben werden.

Konferenz aufzeichnen: Wenn dieser Schalter aktiviert ist, werden Gespräche im Konferenzraum aufgezeichnet. Die Anrufe werden wie automatisch aufgezeichnete Anrufe gespeichert. Benutzer benötigen die Berechtigung zum Anhören von Anrufaufzeichnungen, um auf die Aufzeichnung zuzugreifen. Diese Einstellung gilt nicht für geplante Konferenzen, bei denen dies für jeden Anruf gesteuert werden kann.

Aufzeichnungen komprimieren: Wenn die Konferenz aufgezeichnet wird, legt diese Einstellung fest, ob der Ton komprimiert werden soll oder nicht. Durch das Komprimieren der Aufzeichnung wird der auf der Festplatte benötigte Speicherplatz verringert, aber die Qualität verringert und die für diese Aufgabe benötigte CPU-Kapazität erhöht.

Quelle für Wartemusik: Wenn Teilnehmer warten, z. B. bis sich ein Moderator in die Konferenz einwählt, definiert diese Einstellung, welche Musik zu hören ist.

Maximale Teilnehmerzahl: Diese Einstellung begrenzt, wie viele Teilnehmer an der Konferenz teilnehmen können.

Betreten der Konferenz: Diese Einstellung definiert das Verhalten zu Beginn der Konferenz:

• Konferenz ohne Moderator starten: Die Konferenz startet, sobald zwei Teilnehmer vorhanden sind.
• Alle Teilnehmer stummschalten : Die Konferenz beginnen sofort, aber alle Teilnehmer sind zunächst stummgeschaltet und müssen die Stummschaltung selbst aufheben, bevor für den jeweiligen Teilnehmer Audio verfügbar wird. Die Aufhebung der Stummschaltung erfolgt mit *2. Die Teilnehmer können sich jeweils wieder mit *1 stummschalten. Hinweis: Zur Stummschaltung oder deren Aufhebung müssen sich mindestens zwei Teilnehmer in der Konferenz befinden.
• Alle Teilnehmer stummschalten, bis der Moderator der Konferenz beitritt: Die Stummschaltung der Konferenzteilnehmer wird aufgehoben, wenn der Moderator in die Konferenz eintritt.
• Alle Teilnehmer stumm schalten, bis der Moderator die Konferenz freigibt: Die Konferenz beginnt, wenn der Moderator in die Konferenz eintritt und die Stummschaltung der Konferenz aufhebt.

Konferenz verlassen: Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Konferenz zu verlassen:

• Konferenz weiterführen: Wenn der Moderator die Konferenz verlässt, wird die Konferenz fortgesetzt.
• Beim Verlassen alle Teilnehmer stumm schalten: Wenn der Moderator die Konferenz verlässt, werden alle Teilnehmer stumm geschaltet.
• Konferenz beim Verlassen terminieren (beenden): Wenn der Moderator die Konferenz verlässt, werden alle Verbindungen der Konferenzteilnehmer getrennt.

 

Audiooptionen

Sofern ein Teilnehmer als Moderator fungiert, stehen die folgenden Audiooptionen während der Konferenz zur Verfügung:

Code	Verhalten	Rolle
*1	Audio stummschalten	Teilnehmer
*2	Stummschaltung aufheben	Teilnehmer
*7	Alle Teilnehmer außer sich selbst stummschalten	Moderation
*8	Stummschaltung aller Teilnehmer aufheben	Moderation
*9	Konferenz beenden	Moderation