Jede Nebenstelle hat eine Sprachmailbox auf der Telefonanlage. Der Administrator kann jedoch die Postfächer der Benutzer deaktivieren und ein externes Postfach wie Microsoft Exchange verwenden.

Dieser Abschnitt befaßt sich nur mit dem Sprachmailbox-System der Telefonanlage. Die Registerkarte "Mailbox" enthält alle Mailboxeinstellungen, einschließlich der Schnittstelle zum Hochladen von Ansagen und zeigt die eingegangenen Sprachnachrichten der Nebenstelle.

 

 

Anrufbeantworter eingeschaltet: Über diese Einstellung können Benutzer ihre Sprachmailbox aktivieren oder deaktivieren. Wenn sie deaktiviert ist, können Anrufer keine Nachrichten hinterlassen und der Benutzer kann die Mailbox-Funktionen nicht nutzen. Ist FAX ausgewählt, spielt diese Mailbox keine Ansage ab und wartet stattdessen auf das FAX-Signal.

• Anrufbeantworter hebt ab nach: Mit dieser Einstellung können Benutzer angeben, wie lange das System warten soll, bevor Anrufe auf die Sprachmailbox der Nebenstelle umgeleitet werden. Wenn die Zeitüberschreitung für Rufumleitung nach Zeitschaltung eingestellt ist, wird die kürzere Zeitüberschreitung zuerst ausgeführt. Wenn Mobiltelefon in Anrufe an Nebenstelle einbeziehen eingestellt wurde (siehe Rufumleitung), muss der Telefonanlage genügend Zeit gegeben werden, um das Mobiltelefon des Benutzers anzurufen (was 10 oder mehr Sekunden dauern kann) und genügend Zeit um die Caller-ID zu übermitteln. Der Standardwert liegt bei 20 Sekunden.

• Maximale Anzahl an Nachrichten: Mit dieser Einstellung kann der Benutzer die maximale Anzahl an Voicemail-Nachrichten festlegen, die gleichzeitig gespeichert werden sollen. Wenn das Maximum erreicht ist und ein Anrufer eine neue Voicemail-Nachricht hinterlassen möchte, versucht das System, eine gespeicherte Nachricht zu löschen. Wenn immer noch kein Platz verfügbar ist, teilt das System dem Anrufer mit, dass die Mailbox voll ist.

• Automatisches Löschen von Nachrichten: "Platz für neue Nachrichten schaffen" - Diese Einstellung löscht die Anzahl der Nachrichten, die ausreichen, um die Postfachnachrichten zu löschen, um Platz für neue Nachrichten zu schaffen. Alternativ kann ein Zeitpunkt bestimmt werden, ab dem Sprachnachrichten gelöscht werden.

• Ansagemodus: Mit dieser Einstellung können Benutzer eine Ansage auswählen, die Anrufer hören, wenn sie ihre Nebenstelle erreichen.

  • Anonyme Ansage: Der Anrufer hört die Nummer der Nebenstelle.
  • Namensansage: Der Anrufer hört den aufgezeichneten Namen der Nebenstelle, falls einer verfügbar ist.

• Hinweis vor Hinterlassen einer Nachricht: Diese Ansage wird abgespielt, wenn eine Sprachnachricht auf der Mailbox hinterlassen wird. Über das Dropdown-Auswahlfeld sind drei Optionen möglich:

  • Standard: Diese Einstellung gibt standardmäßig die Mailbox-Erklärungsaufforderung wieder.
  • Immer: Die Mailbox-Erklärungsansage wird immer abgespielt, unabhängig davon, ob die Begrüßung für diese Mailbox eingestellt ist oder nicht.
  • Nicht bei persönlichen Begrüßungen: Wenn eine persönliche Begrüßung hochgeladen und aus dem Abschnitt „Dateien“ ausgewählt wurde, werden diese abgespielt, wenn jemand die Mailbox des Angerufenen erreicht, und nicht die Aufforderung zur Erläuterung der Mailbox.

• Handy anrufen nachdem neue Nachricht aufgenommen wurde: Wenn sich Benutzer entschieden haben, ihre Anrufe nicht auf ihr Handy umzuleiten, aber dennoch benachrichtigt werden möchten, wenn eine neue Nachricht auf ihrer Nebenstelle eintrifft, können sie diese Funktion aktivieren. Sobald ein Anrufer eine Nachricht hinterlassen hat, ruft die Anlage den Benutzer auf dem Mobiltelefon an. Nach der Ansage muss der Benutzer die 1 drücken, um die Nachricht abhören zu können. Wenn der Anruf der TK-Anlage am Handy nicht entgegen genommen werden konnte, unternimmt die TK-Anlage auf Wunsch (ebenfalls konfigurierbar) mehrere Wiederholungen in unterschiedlichen Zeitabständen um die Sprachnachricht zu übermitteln. Hinweis: Die Mobilfunk-Nummer muss dazu im Registerblatt Rufumleitung der Nebenstelle hinterlegt sein.

• Nachrichten eskalieren: Über diese Einstellung können eingegangene Sprachnachrichten die in der Sprachmailbox der jeweiligen Nebenstelle hinterlassen wurden, nach einer definierbaren Zeit auch an andere Nebenstellen (nach einer definierbaren Rangfolge) zum Abhören per Anruf weitergeleitet werden. Dabei kann der Vorgang der Weiterleitung mehrfach in definierbaren Zeitabständen wiederholt werden, im Falle dass der Anruf von der Nebenstelle zu der weitergeleitet werden soll aktuell nicht entgegen genommen werden konnte.

• Anzeige wartender Nachrichten: Sofern vom Endgerät unterstützt, erhalten Benutzer eine Anzeige wartender Nachrichten (MWI - Message Waiting Indicator) – ein blinkendes Licht auf ihrem Telefon – das sie über eine neue Nachricht informiert. Sobald der Benutzer die Nachricht abgehört hat, wird ein durchgehendes Licht das blinkende Licht ersetzen. Dadurch kann das System den Benutzer auf das nächste Eintreffen einer neuen Nachricht aufmerksam machen. Der Sterncode *99 löscht die Nachrichtenanzeige, selbst wenn Nachrichten nicht gelesen wurden.

• Konto für Verlassen der Mailbox (wenn der Anrufer 0 drückt): Bei Setzen dieser Einstellung kann ein Anrufer durch Druck auf die Taste 0 die Ansage der Sprachmailbox verlassen und der Anruf wird zu einer anderen zuvor im Eingabefeld  festgelegten Nebenstelle durchgeleitet.

• Zugriff erlauben für folgende Benutzer: Diese Einstellung und die nächste Einstellung ("Andere Nebenstellen die auf diese Mailbox zugreifen dürfen") ermöglichen es Benutzern, Gruppenpostfächer zu erstellen. Eine Gruppenmailbox kann für alles Mögliche verwendet werden, von einer gemeinsamen Chef/Sekretärin-Mailbox bis hin zu einem Ort, an dem Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten oder Feiertagsanrufe entgegengenommen werden. Alle hier definierten Benutzer/Nebenstellen erhalten eine Kopie der Sprachnachricht in Ihre Sprachmailbox und werden über eingehende Nachrichten durch den MWI auf ihrem individuellen Telefonbenachrichtigt. Benutzer können die Nachrichten von ihrer Sprachmailbox von einem externen Telefon oder einer externen Leitung auf ihrem eigenen Telefon abhören, um Anweisungen zum Zugriff auf Voicemail von einem externen Telefon zu erhalten. Hinweis: Bei dieser Einstellung wird jedem hinterlegten Benutzer eine explizite Kopie der Sprachnachricht in die eigene Sprachmailbox kopiert. Vorgänge wie das Löschen der Nachricht oder das Markieren der Nachricht als Dringend wirken sich nur auf die explizite Kopie der Nachricht aus und nicht auf die ursprüngliche Nachricht der Nebenstelle in der die Sprachnachricht einging.

• Andere Nebenstellen die auf diese Mailbox zugreifen dürfen: Wie die vorherige Einstellung ("Zugriff erlauben für folgende Benutzer") können mit dieser Einstellung Gruppenpostfächer eingerichtet werden. Hinweis: Hier wird keine explizite sondern nur eine einfache Kopie der Sprachnachricht für die anderen Benutzer/Nebenstellen erzeugt. Sofern einer der anderen Benutzer/Nebenstellen die Nachricht löscht oder als gelesen markiert, sind alle Kopien und sowie die ursprüngliche Nachricht direkt von dieser Änderung betroffen. Dies ist sinnvoll für Mailboxen, die eine einmalige Antwort erfordern, beispielsweise wenn ein Kunde in einer Rufgruppe anruft und einen Rückruf erhalten möchte.

• Aufnahme-Informationen vor der Nachricht abspielen: Diese Einstellung ermöglicht es dem Benutzer, sich die Details jeder Voicemail-Nachricht anzuhören (z. B. Zeit und Nebenstellennummer des Anrufers), bevor er die eigentliche Nachricht hört, wenn der Benutzer seine eigene Voicemail anruft. Diese Einstellung auf Nebenstellen-Ebene überschreibt die Einstellung auf Telefonanlagen-Ebene. (Einstelllungen → Mailbox)

• Handy des Benutzers darf von der Mailbox aus angerufen werden: Der Anrufer erhält innerhalb des Sprachmailbox-Dialogs eine zusätzliche Option dass die Telefonanlage das Handy des Nebenstellen-Benutzers  anruft. Hinweis: Die Mobilfunk-Nummer muss dazu im Registerblatt Rufumleitung der Nebenstelle hinterlegt sein.

• Auf T.38 umschalten: - Sofern Sie von der Sprachmailbox auf eine FAX-Mailbox gewechselt haben (siehe bei: "Anrufbeantworter eingeschaltet") besteht hier die Möglichkeit die Anzahl der CED-Töne zu variieren bis auf das Fax-Protokoll T.38 umgeschaltet wird..

Hochladen und Einrichten von Begrüßungsansagen

Format: Die Begrüßungs-Audiodatei sollte immer im Format WAV, Mono, 8KHz, 16KBps vorliegen.

Außerdem müssen alle Audiodateien, die auf die TK-Anlage hochgeladen werden, im selben Format vorliegen, damit die TK-Anlage das Audio akzeptiert und auf allen Geräten wie Desktop-Telefonen / Apps / Benutzerportal usw. gut wiedergibt.

 

Hinweis: Auch wenn Sie den „Ansagemodus“ unter: "Wenn der Anrufer die Mailbox erreicht, folgende Begrüßung abspielen" auf eine eigene Begrüßungsansage“ stellen, spielt das System in manchen Situationen zusätzliche Ansagen ab. Um diese zu deaktivieren, müssen Sie in den Voicemail-Einstellungen der Telefonanlage (Einstellungen->Mailbox) die Option „Rückruf bei Besetzt anbieten“ ausschalten und „Hinweis vor Hinterlassen einer Nachricht" diese auf die Option: „Nicht bei aufgenommener Ansage“ umschalten.